Auftragsverarbeitungsvertrag

Zwischen Auftraggeber und der Bundesvereinigung Kulturelle Kinder- und Jugendbildung e.V., Küppelstein 34, 42857 Remscheid (Auftragnehmer) wird folgender Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Auftraggeber ist die bei der Registrierung angegebene Organisation/Einrichtung, für die die*der registrierte Nutzer*in gegenüber dem Auftragnehmer hinsichtlich dieses Vertrages vertretungs- und weisungsberechtigt ist. Insofern keine Organisation/Einrichtung bei der Registrierung angegeben wurde, ist die*der registrierte Nutzer*in als natürliche Person Auftraggeber.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Der Auftragnehmer stellt eine webbasierte Softwarelösung zur Verwaltung und Erstellung der im Rahmen des Programms „Kompetenznachweis Kultur“ ausgestellten Zertifikate zur Verfügung, die der Auftraggeber nach persönlicher Registrierung nutzen kann.

Soweit der Auftragnehmer dabei personenbezogene Daten für den Auftraggeber i.S.v. Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DSGVO verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage dieser Vereinbarung. Die Vereinbarung gilt für die Dauer der Softwarenutzung.

Der Auftragnehmer kann mit einer Frist von einem Monat die Schließung des Accounts vornehmen (Kündigung der Softwarenutzung) und ist sodann verpflichtet, die im Account gespeicherten Daten zum Zeitpunkt der Schließung zu löschen. Der Auftraggeber kann ebenfalls jederzeit die Schließung seines Accounts verlangen (Kündigung der Softwarenutzung). Der Auftragnehmer ist in diesem Fall verpflichtet, den Account und die im Account gespeicherten Daten innerhalb eines Monats zu löschen. Alle Kündigungen bedürfen der Textform.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

Die Art der Verarbeitung umfasst alle mit der Erfüllung des Auftrags verbundenen Verarbeitungsarten, regelmäßig die Speicherung und die Löschung von Daten. Der Zweck der Verarbeitung ist die Erbringung der oben genannten Leistungen.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Es werden die folgenden Arten von Daten verarbeitet:

Server-Logs für den Websitebetrieb, wobei Zugriffe und Fehler protokolliert werden. (insbesondere Seitenzugriffe, Browser, Betriebssystem und anonymisierte IP-Adressen)
Benutzeraccounts (insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort-Hash-Werte, Berater*innen-ID, letzter Zugriff)
Erstellte Zertifikate (Stammdaten und Texte zu den Jugendlichen wie sie vom Auftraggeber in die Formulare eingegeben und jederzeit verändert oder gelöscht werden können – die konkrete Art der Daten bestimmt hier der Auftragnehmer entsprechend seiner Nutzung der Software)

Die Software beinhaltet eine Funktion zur automatischen Übermittlung der KNK-Statistikmeldung an die KNK-Koordinierungsstelle bei der BKJ. Die Statistikmeldung wird beim erstmaligen Download des PDF-Zertifikates automatisch versendet. Diese Meldungen enthalten keine personenbezogenen Daten der Jugendlichen und lassen sich nach dem Absenden keinem Zertifikat mehr zuordnen, da weder beim Zertifikat noch bei der Statistikmeldung Angaben zu Datum und Uhrzeit gespeichert werden. Bei den Statistikmeldungen ist jedoch die entsprechende Berater*innen-ID als Absender der Meldung erkennbar. Über dieses Pseudonym ist die Herstellung eines Personenbezugs solange möglich wie ein Account mit dieser Berater*innen-ID im System existiert. Konkret enthält die Statistikmeldung folgende Angaben, sofern sie im Zertifikat angegeben werden: Bundesland, Sparte, Bundesverband, Landesvereinigung, Geschlecht, Alter zum Zeitpunkt der Statistikmeldung (nicht das Geburtsdatum), Berater*innen-ID (wird automatisch hinzugefügt). Verantwortlich für die Statistikdaten ist die KNK-Koordinierungsstelle bei der BKJ.

Es werden Daten von folgenden Kategorien betroffener Personen verarbeitet: Berater*innen als System-Nutzer*innen, Besucher*innen der Website und Jugendliche, für die ein Zertifikat erstellt wird.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben (siehe Anhang 1). Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gemäß Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sind unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

Schriftliche Benennung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 f. DSGVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auf der Website des Auftragnehmers leicht zugänglich unter dem Punkt „Datenschutz“ hinterlegt.
Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu den personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c, 32 DSGVO.
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrags.

6. Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der vom Auftraggeber im Zuge des Abschlusses dieses Vertrages mitgeteilten Unterauftragnehmer (siehe Anhang 2)unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zu.

Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel eines bestehenden Unterauftragnehmers ist zulässig, soweit der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber eine angemessene Zeit (in der Regel einen Monat) vorher in Textform anzeigt und der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zugrunde gelegt wird.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Auftragnehmers (mindestens Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO, die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO, aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).

Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilungen bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevanten Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgeabschätzung
die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Weisungsbefugt ist der Auftraggeber bzw. sein gesetzlicher Vertreter oder eine von ihm in Textform namhaft gemachte und autorisierte Person, insbesondere die*der registrierte Nutzer*in.

Mündlichen Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mindestens Textform).

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

Der Auftraggeber stellt den Auftragnehmer in seinem Verantwortungsbereich von Ansprüchen Betroffener gegenüber dem Auftragnehmer frei.

Ist dem Auftragnehmer die Umsetzung einer Weisung nicht zumutbar, so ist der Auftragnehmer berechtigt, die Verarbeitung zu beenden. Eine Unzumutbarkeit liegt insbesondere vor, wenn die Leistungen in einer Infrastruktur erbracht werden, die von mehreren Kunden des Auftragnehmers genutzt wird, und eine Änderung der Verarbeitung für einzelne Auftraggeber nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Mehraufwand möglich ist.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherungskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

Anhang 1

Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

(1) Zutrittskontrolle

Rechenzentrum

Realisierung eines wirksamen Zutrittsschutzes
Protokollierung des Zutritts
Festlegung Zutrittsberechtigter Personen
Verwaltung von personengebundenen Zutrittsberechtigungen
Begleitung von Fremdpersonal
Überwachung der Räume

(2) Zugangskontrolle

Server

Passwortschutz
SSL-Verschlüsselung
Authentifizierung über SSH-Keys

Weboberfläche

Passwortschutz
SSL-Verschlüsselung

Notebooks

Passwortschutz
Verschlüsselte Festplatten

(3) Zugriffskontrolle

Berechtigungsvergabe nach dem „Least-to-know“-Prinzip
Jederzeitige Logout-Möglichkeit
Sperrung nach ungültigen Anmeldeversuchen
Regelmäßige Sicherheitsupdates zur Verhinderung unberechtigter Zugriffe

(4) Trennungskontrolle

Logische Mandantentrennung
Datensicherung auf physisch getrennten Systemen

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

(1) Weitergabekontrolle

Verpflichtung aller Mitarbeiter nach Art. 32 Abs. 4 DSGVO
Verschlüsselte Datenübertragung zwischen Server und Client
Datenschutzgerechte Löschung der Daten nach Auftragsbeendigung

(2) Eingabekontrolle

Daten werden durch den Auftraggeber eingegeben
Änderungen der Daten durch den Auftragnehmer werden protokolliert

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

(1) Verfügbarkeit

Redundante Stromversorgung und Primärtechnik
Datensicherungskonzept mit täglicher Sicherung aller relevanten Daten
Monitoring aller Server

(2) Belastbarkeit

Dauerhaft aktiver DDoS-Schutz
Verwendung von Schutzprogrammen (Virenscanner, Firewalls etc.)

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Alle Mitarbeiter werden in regelmäßigen Abständen im Datenschutzrecht unterwiesen.

Die Auswahl der Unterauftragnehmer erfolgt nach strengen Kriterien. Alle Rechenzentren sind nach DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert. Mit allen Unterauftragnehmern wurden AV-Verträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen gemäß Art. 25 Abs. 2 DSGVO werden bei der Softwareentwicklung und bei der Konfiguration der Systeme berücksichtigt.

Sämtliche Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit werden regelmäßig dahingehend geprüft, ob sie ihren Zweck noch erfüllen und auf dem aktuellen Stand der Technik sind.

Anhang 2

Liste der Unterauftragnehmer

Timme Hosting GmbH & Co. KG, Ovelgönner Weg 43, 21335 Lüneburg (Server-Hosting)